Was ist RFQ im Einkauf? Der

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie müssen 500 neue Bürostühle kaufen. Sie rufen drei verschiedene Lieferanten an, und jeder nennt Ihnen einen anderen Preis, einen anderen Liefertermin und nimmt unterschiedliche Dinge in sein Angebot auf. Wie vergleicht man sie fair? Woher wissen Sie, dass Sie das beste Angebot und nicht nur den günstigsten Preis erhalten?

Das ist genau das Problem a Angebotsanfrage (RFQ) soll lösen.

Wenn Sie neu im Bereich Beschaffung sind oder einfach nur eine Auffrischung benötigen, sind Sie bei uns genau richtig. Dieser Leitfaden definiert nicht nur RFQ – wir zeigen Ihnen genau, wie Sie ihn verwenden, komplett mit Beispielen aus der Praxis und kostenlosen Vorlagen, die Sie noch heute verwenden können.

Lass uns eintauchen.

 

 

RFQ definiert: Es geht um wettbewerbsfähige Preise

 

Kurz gesagt ist eine Angebotsanfrage (RFQ) ein formelles Dokument, das Sie an Lieferanten senden, wenn Sie genau wissen, was Sie benötigen und zum Kauf bereit sind.

Ihr vorrangiges Ziel ist es, vergleichbare Preise zu erzielen. Sie suchen nicht nach kreativen Ideen oder Lösungen; Sie stellen eine einfache Frage: „Für diese spezielle Sache , was ist Ihr bester Preis?"

Sie verwenden eine Ausschreibung, wenn Ihre Anforderungen klar und quantifizierbar sind und sich wahrscheinlich nicht ändern werden. Denken Sie an Dinge wie:

• 500 Einheiten eines bestimmten Computermodells

• 10.000 Meter einer bestimmten Stahlsorte

• Büroreinigungsdienste für ein 50.000 Quadratmeter großes Gebäude für ein Jahr

Der Schlüssel hierzu liegt in der Standardisierung. Indem Sie dieselben detaillierten Anforderungen an mehrere Lieferanten senden, zwingen Sie diese, unter gleichen Wettbewerbsbedingungen zu konkurrieren. Dadurch wird Ihre Entscheidung datengesteuert und nicht auf Basis eines Bauchgefühls getroffen.

 

RFQ vs. RFP vs. RFI: Schluss mit der Verwirrung

 

Hier stolpern viele Menschen. Diese drei Akronyme sind verwandt, dienen jedoch sehr unterschiedlichen Zwecken. Hier ist der einfachste Weg, darüber nachzudenken:

 

	Wann sollte man es verwenden?	Die Kernfrage, die Sie stellen
RFI (Informationsanfrage)	Sie erkunden den Markt.	"Was können Sie tun?"
RFP (Request for Proposal)	Sie haben ein komplexes Problem und benötigen eine Lösung.	"Wie würden Sie das lösen?"
RFQ (Angebotsanfrage)	Sie wissen genau, was Sie brauchen und sind bereit zu kaufen.	"Wie hoch ist Ihr Preis dafür?"

 

Hier ist der Deal: Das Versenden einer Ausschreibung, wenn Sie eine Ausschreibung benötigen, wird Lieferanten mit unnötiger Arbeit verärgern. Wenn Sie eine Ausschreibung senden, wenn Sie eine Ausschreibung benötigen, erhalten Sie Preise für Lösungen, die Ihren Anforderungen nicht wirklich entsprechen. Die Wahl des richtigen Werkzeugs ist die halbe Miete.

 

Der 7-stufige RFQ-Prozess: Ein Weg zum Erfolg

 

 

Ein guter RFQ-Prozess ist methodisch. Es sorgt für Fairness, Transparenz und liefert Ihnen das beste Ergebnis. Lassen Sie es uns aufschlüsseln.

Schritt 1: Legen Sie Ihre Anforderungen fest
Bevor Sie auch nur ein einziges Wort schreiben, sollten Sie sich zu 100 % darüber im Klaren sein, was Sie kaufen. Erstellen Sie ein detailliertes Lastenheft. Bei Bürostühlen wären dies Abmessungen, Materialien, Tragfähigkeit und Farbe. Mehrdeutigkeit ist hier Ihr größter Feind.

Schritt 2: Erstellen Sie Ihr Lieferantenauswahlliste
Man kann Namen nicht einfach aus dem Hut zaubern. Identifizieren Sie 3–5 qualifizierte Lieferanten, die nachweislich das liefern, was Sie benötigen. Diese Vorqualifizierung ist entscheidend für die spätere Zeitersparnis.

Schritt 3: Basteln Sie das RFQ-Dokument
Das ist Ihre Blaupause. Eine aussagekräftige Angebotsanfrage beinhaltet:

• Klarer Hintergrund und Anweisungen

• Ausführlich technische Spezifikationen

• Handelsbedingungen (Liefertermin, Zahlungsbedingungen usw.)

• Ein klares Einreichungsformat (verwenden Sie unsere Vorlage unten!)

Schritt 4: Kommunikation starten und verwalten
Senden Sie die Angebotsanfrage gleichzeitig an alle Lieferanten. Legen Sie eine realistische Frist fest (normalerweise 1-3 Wochen). Stehen Sie für klärende Fragen zur Verfügung und teilen Sie die Antworten mit  alle Bieter zur Wahrung der Fairness.

Schritt 5: Antworten erhalten und organisieren
Wenn Angebote eingehen, protokollieren Sie diese in einer standardisierten Tabelle. Dies erleichtert den nächsten Schritt erheblich.

Schritt 6: Bewerten und vergeben
Dabei geht es nicht nur darum, die niedrigste Zahl auszuwählen. Erstellen Sie eine einfache Scorecard. Bewerten Sie jeden Lieferanten nach Preis, Lieferzeit und bisheriger Leistung. Der niedrigste Preis könnte von einem Lieferanten erzielt werden, der dafür bekannt ist, Fristen einzuhalten – ist das ein Risiko, das Sie eingehen können?

Schritt 7: Nachbesprechung und Onboarding
Benachrichtigen Sie den siegreichen Lieferanten und, was genauso wichtig ist, teilen Sie den anderen mit, warum sie nicht ausgewählt wurden. Dadurch entstehen gute langfristige Beziehungen. Gehen Sie dann schnell zur Vertragsunterzeichnung über.

 

RFQ in der realen Welt

 

 

Theorie ist gut, aber Praxis ist besser. Schauen wir uns an, wie das in verschiedenen Branchen funktioniert.

Beispiel 1: Fertigung – Beschaffung einer kundenspezifischen Komponente

• Szenario: Sie benötigen 5.000 individuell gefertigte Aluminiumhalterungen.

• Die Ausschreibung muss angeben: Technische Zeichnungen (CAD-Dateien), Materialqualität (z. B. Aluminium 6061), Toleranzen, Oberflächenbeschaffenheit und Verpackungsanforderungen.

• Lieferantenfrage: Ohne diese Angaben kann es sein, dass ein Lieferant ein Angebot für eine schwächere Legierung anbietet und ein anderer möglicherweise eine kostspielige Oberfläche anbietet, die Sie nicht benötigen. Ihre Vergleiche wären wertlos.

Beispiel 2: IT-Beschaffung – Kauf von Laptops

• Szenario: Ausstattung eines neuen Teams von 50 Mitarbeitern.

• In der Angebotsanfrage müssen Folgendes angegeben werden: Genaues Modell oder Mindestspezifikationen (CPU, RAM, SSD), enthaltene Software, Garantiedauer und Lieferplan.

• Profi-Tipp: Fragen Sie nach dem Gesamtbetriebskosten (TCO), der den Preis potenzieller zukünftiger Reparaturen oder einer Garantieverlängerung umfasst, nicht nur den Aufkleberpreis.

 

Die moderne Ausschreibung: Nachhaltigkeit integrieren

 

Heutzutage geht es bei der Beschaffung nicht nur um die Kosten. Es geht um den Wert. Und dazu gehören auch ökologischer und sozialer Wert. Ihre Ausschreibung ist ein leistungsstarkes Tool, um Ihre Ziele voranzutreiben Nachhaltigkeitsziele.

Sie können Ihrer Ausschreibung ganz einfach einen Nachhaltigkeitsbereich mit Fragen wie hinzufügen:

• "Wie viel Prozent recyceltes Material wird in diesem Produkt verwendet?"

• "Können Sie eine Dokumentation Ihrer ethischen Arbeitspraktiken vorlegen?"

• "Welche Politik verfolgt Ihr Unternehmen zur Reduzierung der CO2-Emissionen?"

Dies signalisiert den Lieferanten, dass Sie verantwortungsvolle Geschäftspraktiken wertschätzen, und liefert Ihnen konkrete Daten, die Sie in Ihre Entscheidung einbeziehen können.

 

5 häufige RFQ-Fehler, die Sie Zeit und Geld kosten

 

Wir haben diese Fehler immer wieder gesehen. Vermeiden Sie sie, und Sie sind der Zeit voraus.

1. Vage Spezifikationen: „Wir brauchen ein paar Bürostühle“ werden Ihnen völlig unterschiedliche Angebote einbringen. Seien Sie konkret.

2. Ignorieren Sie die Gesamtbetriebskosten: Das günstigste Produkt kann hohe Wartungskosten oder eine kurze Lebensdauer haben. Denken Sie über den ursprünglichen Preis hinaus.

3. Arm Lieferantenpräqualifikation : Das Versenden einer Angebotsanfrage an einen unqualifizierten Lieferanten ist Zeitverschwendung. Machen Sie zuerst Ihre Hausaufgaben.

4. Unklare Bewertungskriterien: Wenn Lieferanten nicht wissen, wie Sie sie beurteilen werden (z. B. 70 % Preis, 30 % Liefergeschwindigkeit), können sie Ihnen nicht ihr bestes Angebot machen.

5. Das „Schwarze Loch“ der Kommunikation: Nicht auf Fragen zu antworten oder erfolglosen Bietern kein Feedback zu geben, zerstört Brücken.

 

Wählen Sie Ihre Tools: Von Tabellenkalkulationen bis hin zu spezialisierten Plattformen

 

Wie Sie Ihren RFQ-Prozess verwalten, hängt von der Komplexität und dem Volumen Ihres Einkaufs ab.

• Tabellenkalkulationen und E-Mail: Perfekt für kleine Unternehmen mit einfachen, seltenen Anfragen. Es ist kostenlos und flexibel, kann aber schnell chaotisch werden.

• E-Sourcing-Plattformen : Tools wie Fairmarkit oder Deep Stream automatisieren den gesamten Prozess – vom Versenden von Anfragen bis zum Sammeln und Analysieren von Antworten. Dies ist eine enorme Zeitersparnis bei häufiger, komplexer Beschaffung.

• Umfassende Beschaffungssoftware: Lösungen wie Sievo oder Coupa integrieren RFQs in ein größeres Beschaffungsökosystem und verknüpfen sie mit Verträgen, Ausgabenanalysen und Rechnungsstellung.

Ihre Wahl sollte auf einer Frage basieren: Wie viel Zeit verschwenden wir derzeit mit manuellen RFQ-Aufgaben?

 

Ihr Aktionsplan und kostenloses Toolkit

 

Sie sind nun in der Lage, einen RFQ-Prozess durchzuführen, der fair und effizient ist und einen echten Mehrwert bietet.

Hier erfahren Sie, wie Sie beginnen:

1. Identifizieren Sie ein Pilotprojekt mit klaren, unkomplizierten Anforderungen.

2. Laden Sie unser kostenloses RFQ-Toolkit herunter, um sich einen Vorsprung zu verschaffen.

3. Führen Sie Ihre Angebotsanfrage mit dem oben beschriebenen 7-Schritte-Prozess durch.

 

Häufig gestellte Fragen: Beherrschung des RFQ-Prozesses

 

1. F: An wie viele Lieferanten sollte ich eine Angebotsanfrage senden?

A: Es gibt einen Sweet Spot. Der Versand an nur zwei bis drei Lieferanten schafft möglicherweise nicht genügend Wettbewerb. An 10+ zu senden ist für Sie und sie ineffizient und belastend. Wir empfehlen eine Auswahlliste von 4 bis 6 vorqualifizierte Lieferanten . Dies bietet Ihnen eine breite Palette an Vergleichsmöglichkeiten, ohne dass Ihre Fähigkeit, den Prozess effektiv zu verwalten, überfordert wird.

 

2. F: Was soll ich tun, wenn ein Lieferant um Klarstellung bittet, nachdem ich die Angebotsanfrage gesendet habe?

A: Dies kommt häufig vor und ist ein Zeichen für einen engagierten Lieferanten. Die goldene Regel lautet Transparenz und Fairness . Beantworten Sie die Frage klar und deutlich und senden Sie dann die genaue Erklärung an jeder Lieferant, der die Ausschreibung erhalten hat. Dies sorgt für gleiche Wettbewerbsbedingungen und verhindert, dass ein einzelner Bieter einen Informationsvorteil hat.

 

3. F: Ist eine Ausschreibung rechtsverbindlich, sobald ein Lieferant ein Angebot abgibt?

A: Nein, normalerweise nicht. Eine RFQ ist eine Aufforderung an Lieferanten, ein Angebot (ihr Angebot) abzugeben. Sie sind nicht verpflichtet, diese zu akzeptieren. Der rechtsgültige Vertrag kommt erst dann zustande, wenn Sie ein formelles Formular ausstellen Bestellung (PO) oder unterzeichnen Sie einen Vertrag auf der Grundlage dieses Angebots. Geben Sie in Ihrer Angebotsanfrage immer an, dass es sich nicht um eine Kaufverpflichtung handelt.

 

4. F: Das Angebot eines Lieferanten war viel niedriger als das der anderen. Ist das immer die beste Wahl?

A: Seien Sie vorsichtig. Ein deutlich niedrigerer Kurs kann ein Warnsignal sein. Möglicherweise hat der Lieferant die Anforderungen falsch verstanden, minderwertige Materialien verwendet oder einen Kostenkalkulationsfehler gemacht (den er möglicherweise später zu korrigieren versucht). Es liegt in Ihrer Verantwortung, dieses Angebot besonders sorgfältig zu prüfen und klärende Fragen zu stellen, bevor Sie den Auftrag vergeben.

 

5. F: Kann ich verhandeln, nachdem ich RFQ-Antworten erhalten habe?

A: Absolut. Der RFQ-Prozess öffnet oft die Tür für Verhandlungen. Sie können zu Ihren bevorzugten Lieferanten zurückkehren und fragen, ob sie ihr Angebot verbessern können, insbesondere wenn Sie ein wettbewerbsfähigeres Angebot von einem anderen qualifizierten Lieferanten haben. Dieser letzte Schritt kann Ihnen oft noch bessere Konditionen oder Preise sichern.

 

6. F: Wie lange sollte ich Lieferanten Zeit geben, um zu antworten?

A: Es kommt auf die Komplexität an. Für einfache, handelsübliche Artikel, 1-2 Wochen ist in der Regel ausreichend. Für komplexere, maßgeschneiderte Waren oder Dienstleistungen erlauben Sie 2-4 Wochen . Seien Sie immer realistisch – übereilte Lieferanten können zu ungenauen Angeboten führen oder Ihre besten Partner vom Bieten abhalten.

 

7. F: Wie geht man am besten mit einem etablierten Lieferanten (unserem aktuellen Anbieter) um?

A: Beziehen Sie sie in den Prozess ein, aber behandeln Sie sie nicht besonders. Sie müssen zu den gleichen Bedingungen konkurrieren wie die neuen potenziellen Lieferanten. Dies ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie weiterhin einen marktgerechten Preis und einen guten Service erhalten. Manchmal gewinnt der etablierte Betreiber, und der Prozess steigert seinen Wert; In anderen Fällen finden Sie einen besseren Partner.

 

8. F: Ein wichtiger Lieferant lehnte die Teilnahme an unserer Ausschreibung ab. Warum sollten sie das tun?

A: Es gibt einige häufige Gründe. Möglicherweise sind sie voll ausgelastet und zu beschäftigt, um neue Aufgaben anzunehmen. Möglicherweise ist Ihre Ausschreibung für sie finanziell nicht attraktiv genug. Oder sie empfinden Ihren Prozess möglicherweise als unfair oder voreingenommen gegenüber einem günstigeren Konkurrenten. Um ihre Gründe zu verstehen, lohnt sich ein höflicher Rückruf – ihr Feedback kann von unschätzbarem Wert sein.

 

9. F: Sollten wir den Zuschlag immer an den qualifiziertesten Bieter mit dem niedrigsten Preis vergeben?

A: Nicht unbedingt. Das Ziel ist das Beste Wert , nicht nur am niedrigsten Preis . Dein Bewertungskriterien sollte dies widerspiegeln. Wenn ein Lieferant 5 % teurer ist, aber eine um 10 % kürzere Lieferzeit und einen besseren After-Sales-Support bietet, kann er Ihrem Unternehmen insgesamt einen höheren Wert bieten. Nutzen Sie ein Scoring-Modell, um diese Entscheidung objektiv zu treffen.

 

10. F: Wir verwenden digitale Signaturen. Gilt ein per E-Mail verschicktes Angebot mit digitaler Signatur als gültig?

A: In den meisten Geschäftskontexten ja. Eine elektronische Unterschrift oder sogar ein formelles Angebot auf Firmenbriefpapier per E-Mail gilt in der Regel als gültiges und verbindliches Angebot des Lieferanten. Stellen Sie einfach sicher, dass in Ihren Angebotsbedingungen angegeben ist, dass elektronische Einreichungen akzeptabel sind.