So messen Sie Nachhaltigkeit in Beschaffungs-KPIs: ein praktischer Leitfaden

Du kennst dich sollen Nachhaltigkeit messen. Ihr CEO fragt danach. Ihre Kunden erwarten es. Und ehrlich gesagt ist es das Richtige.

Aber hier liegt das Problem: Sie haben eine Liste potenzieller KPIs, aber keine klare Vorstellung davon, wie Sie diese in tatsächliche Zahlen umwandeln können. Wie lautet die Formel? Wo findet man überhaupt die Daten? Und wie fängt man an, ohne überfordert zu werden?

Kommt Ihnen das bekannt vor? Du bist nicht allein.

Dieser Leitfaden ist anders. Wir gehen über die theoretischen Listen hinaus. Wir geben Ihnen ein klares, schrittweises Leitfaden zur Berechnung, Verfolgung und Berichterstattung über Ihre nachhaltige Beschaffungsleistung . Lassen Sie uns Ihre Messstrategie von Grund auf entwickeln.

 

 

Warum die meisten KPI-Initiativen Scheitern (und wie man die Falle vermeidet)

 

Viele Unternehmen beginnen mit Begeisterung. Sie sammeln eine lange Liste beeindruckend klingender Kennzahlen. Dann kommt die Realität.

Sie erkennen, dass die Daten über verschiedene Abteilungen verteilt sind. Die Formeln sind unklar. Und sie haben keine Ahnung, welche Kennzahlen sie zuerst priorisieren sollen. Das Projekt gerät ins Stocken und Nachhaltigkeit bleibt ein „nice-to-have“-Gesprächsthema.

Das Erfolgsgeheimnis ist keine längere Liste. Es ist ein intelligenteres Framework. Sie benötigen einen strukturierten Ansatz, der mit Ihrem Programm wächst.

 

Ein einfaches 3-stufiges Framework für Ihre KPIs

Betrachten Sie Ihre KPIs in drei Ebenen, von der grundlegenden Compliance bis zur strategischen Wirkung. Dies hilft Ihnen, klein anzufangen und dann zu wachsen.

• Stufe 1: Compliance-KPIs – „Befolgen wir die Regeln?“"

  • Das ist Ihr Fundament. Sie überwachen die Einhaltung grundlegender Richtlinien. Sie sind oft am einfachsten zu messen und beziehen sich auf das Risikomanagement.

  • Beispiele: Zustimmungsrate des Lieferantenkodex, Prozentsatz der überprüften Hochrisikolieferanten.

• Stufe 2: Leistungs-KPIs – „Wie geht es uns?“"

  • Sobald Ihr Fundament gelegt ist, zeigen diese Kennzahlen, wie Nachhaltigkeit in Ihre täglichen Abläufe und Ausgaben integriert ist.

  • Beispiele: Prozentsatz der nachhaltigen Ausgaben, durchschnittlicher ESG-Score des Lieferanten.

• Stufe 3: Wirkungs-KPIs – „Welchen Wert schaffen wir?“"

  • Das ist die strategische Ebene. Diese KPIs verknüpfen Ihre Beschaffungsaktivitäten mit umfassenderen Geschäfts- und Umweltzielen. Sie sind am mächtigsten, wenn es um die Berichterstattung an die Führung geht.

  • Beispiele: Reduzierung der Kohlenstoffemissionen, Menge des verwendeten recycelten Inhalts.

Dieser Rahmen verhindert, dass Sie versuchen, alles auf einmal zu erledigen. Sie können mit Stufe 1 beginnen und von dort aus aufbauen.

 

Ihre zentrale KPI-Bibliothek: Formeln und reale Berechnungen

 

Hier trifft Theorie auf Praxis. Lassen Sie uns einige der wertvollsten KPIs mit präzisen Formeln und reellen Zahlen aufschlüsseln.

 

 

KPI 1: Prozentsatz der nachhaltigen Ausgaben

• Was es Ihnen sagt: Der Anteil Ihrer Gesamtausgaben, der Ihren definierten Nachhaltigkeitskriterien entspricht.

• Die Formel:
  (Total Spend with Pre-Qualified Sustainable Suppliers / Total Procurement Spend) x 100

• Wo finde ich die Daten?: Ihr ERP- oder Ausgabenanalysesystem. Ihre Liste zertifizierter/bevorzugter Lieferanten.

• Ausgearbeitetes Beispiel:

  • Nehmen wir an, Ihr Unternehmen „ABC Manufacturing“ hatte im letzten Quartal Beschaffungsausgaben in Höhe von insgesamt 1.000.000 US-Dollar.

  • Ihre Ausgaben bei Lieferanten, die Fair-Trade-zertifiziert sind oder über eine erstklassige EcoVadis-Bewertung verfügen, beliefen sich auf 350.000 US-Dollar.

  • Ihre Berechnung: ($350,000 / $1,000,000) x 100 = 35%

  • Ihr KPI: Ihr Anteil an nachhaltigen Ausgaben beträgt 35 %.

 

KPI 2: Lieferanten-ESG-Audit Abschlussrate

• Was es Ihnen sagt: Wie effektiv Sie Risiken in Ihren kritischsten Bereichen der Lieferkette verwalten.

• Die Formel:
  (Number of High-Risk Suppliers Audited for ESG / Total Number of Identified High-Risk Suppliers) x 100

• Wo Sie die Daten finden: Ihre Datenbank zur Risikobewertung von Lieferanten; interne Auditaufzeichnungen.

• Ausgearbeitetes Beispiel:

  • Sie haben 50 Lieferanten aufgrund ihrer Branche und ihres Standorts als „hochriskant“ eingestuft.

  • In den letzten 12 Monaten haben Sie bei 18 davon ESG-Audits (vor Ort oder remote) durchgeführt.

  • Ihre Berechnung: (18 / 50) x 100 = 36%

  • Ihr KPI: Die Abschlussquote Ihres Lieferanten-ESG-Audits beträgt 36 %.

 

KPI 3: Reduzierung der Kohlenstoffemissionen (Auswirkungen der Stufe 3)

• Was es Ihnen sagt: Der greifbare Umweltvorteil Ihrer nachhaltigen Beschaffungsentscheidungen.

• Die Formel:
  (Baseline Emissions from Transportation & Materials - Current Emissions from Transportation & Materials)

  • Hinweis: Hierfür arbeiten Sie häufig mit LCA-Daten (Life Cycle Assessment) oder Tools wie dem EcoVadis Carbon Action Module.

• Wo finde ich die Daten?: Lieferantenspezifische Emissionsdaten, Logistikpartnerberichte, LCA-Datenbanken.

• Ausgearbeitetes Beispiel:

  • Im vergangenen Jahr verursachte Ihre Logistik für eine Produktlinie 500 Tonnen CO2.

  • In diesem Jahr sanken die Emissionen durch den Wechsel zu einem 200 Meilen näher gelegenen Lieferanten und den Einsatz eines Transportunternehmens mit einer Elektrofahrzeugflotte auf 380 Tonnen.

  • Ihre Berechnung: 500 tons - 380 tons = 120 tons

  • Ihr KPI: Sie haben den CO2-Ausstoß um 120 Tonnen reduziert.

 

Ihre 3-Phase Implementierungs-Roadmap : Von Null zum Helden

 

Versuchen Sie nicht, den Ozean zum Kochen zu bringen. Hier ist ein pragmatischer Plan, um dies umzusetzen.

 

 

Phase 1: Gründung (erste 3 Monate)

• Ziel: Den Prozess beweisen und einen schnellen Erfolg erzielen.

• Aktion: Wählen Sie einen oder zwei Tier-1-KPIs aus. Verhaltenskodex für Lieferanten Die Abmelderate ist ein guter Anfang. Verfolgen Sie es manuell in einer Tabelle. Lassen Sie 100 % Ihrer neuen Lieferanten unterschreiben.

 

Phase 2: Momentum (Monate 4–12)

• Ziel: Nachhaltigkeit in zentrale Beschaffungsentscheidungen integrieren.

• Maßnahme: Führen Sie einen KPI der Stufe 2 ein, z. B. den Prozentsatz für nachhaltige Ausgaben. Nutzen Sie unsere kostenlose Dashboard-Vorlage (unten), um den Fortschritt zu visualisieren. Schulen Sie Ihr Team darin, „nachhaltige Lieferanten“ zu identifizieren."

 

Phase 3: Strategische Auswirkungen (Jahr 2 und darüber hinaus)

• Ziel: Demonstrieren Sie den finanziellen und Markenwert Ihres Programms.

• Maßnahme: Führen Sie einen Tier-3-Impact-KPI ein, z. B. die Reduzierung der CO2-Emissionen. Investieren Sie in spezielle Software für genauere Daten. Beginnen Sie damit, Ihre Erfolge in Jahresberichten und an die Führung zu berichten.

 

Handwerkszeug: Von Tabellenkalkulationen bis hin zu Software

Um anzufangen, benötigen Sie kein riesiges Budget.

• Tabellenkalkulationen (Excel/Google Sheets): Perfekt für Phase 1. Sie sind flexibel und jeder hat sie. Der Nachteil? Sie sind manuell und können unordentlich werden.

• BI- und Visualisierungstools (Power BI, Tableau): Hervorragend geeignet für Phase 2. Sie stellen eine Verbindung zu Ihren Daten her und erstellen leistungsstarke, automatisierte Dashboards für die Berichterstellung.

• Spezialisierte Nachhaltigkeitsplattformen (EcoVadis, Sievo): Die Wahl für Phase 3. Sie automatisieren die Datenerfassung von Lieferanten, stellen Branchen-Benchmarks bereit und helfen bei der Berechnung komplexer Kennzahlen wie dem CO2-Fußabdruck.

 

Ihr Aktionsplan und Ihre kostenlose Dashboard-Vorlage

 

Sie haben jetzt die Blaupause. Jetzt müssen wir nur noch anfangen.

1. Definieren Sie Ihren ersten KPI: Wählen Sie basierend auf dem Framework eine Metrik aus Ebene 1 aus.

2. Lokalisieren Sie die Daten: Sprechen Sie mit der Finanz- oder Betriebsabteilung. Finden Sie heraus, wo diese Daten gespeichert sind.

3. Berechnen Sie Ihre Ausgangslage: Verwenden Sie die Formeln oben, um zu sehen, wo Sie heute stehen.

Um dies unglaublich einfach zu machen, haben wir ein KPI-Starterkit für nachhaltige Beschaffung erstellt.

 

Häufig gestellte Fragen: Implementierung von Nachhaltigkeits-KPIs

 

1. F: Wie kommen wir internes Buy-in und Budget zur Verfolgung dieser Nachhaltigkeits-KPIs?

A: Beginnen Sie damit, die Sprache Ihres CFOs zu sprechen. Gehen Sie nicht mit dem „Wohlfühlaspekt“ vor. Erstellen Sie stattdessen einen Geschäftsszenario, der sich auf Risikominderung (Vermeidung zukünftiger Compliance-Bußgelder), Kosteneinsparungen (z. B. durch energieeffiziente Lieferanten) und Umsatzwachstum (attraktiv für ESG-bewusste Kunden) konzentriert. Ein kleines Pilotprojekt mit einer Geschäftseinheit kann als aussagekräftiger Proof-of-Concept dienen, um mehr Finanzierung zu sichern.

 

2. F: Was ist die größte Datenherausforderung, vor der wir stehen werden, und wie können wir sie bewältigen?

A: Die größte Hürde sind oft inkonsistente Daten von Lieferanten, insbesondere von kleineren. Sie können dies überwinden, indem Sie einfach anfangen. Fragen Sie nicht nach 100 Datenpunkten. Beginnen Sie mit einem kurzen, obligatorischen Fragebogen zur Lieferantenselbstauskunft. Sie können auch Bewertungsplattformen von Drittanbietern (wie EcoVadis) nutzen, die diese Daten bereits sammeln und standardisieren, was Ihnen den Aufwand erspart.

 

3. F: Wie viele KPIs sollten wir eigentlich mit der Verfolgung beginnen?

A: Widerstehen Sie dem Drang, alles zu verfolgen. Es ist ein schneller Weg zum Burnout. Seien Sie brutal pragmatisch. Beginnen Sie mit nicht mehr als drei. Wählen Sie eine aus jeder Ebene des von uns besprochenen Frameworks aus. Dadurch bleibt der Aufwand überschaubar und Ihr Team kann lernen, sich anpassen und Selbstvertrauen aufbauen, bevor es expandiert.

 

4. F: Unsere Lieferanten zögern, Nachhaltigkeitsdaten weiterzugeben. Was können wir tun?

A: Transparenz ist keine Einbahnstraße. Erklären Warum Sie benötigen die Daten und die Art und Weise, wie sie verwendet werden – nicht zur Bestrafung, sondern für die Zusammenarbeit und Entwicklung. Bieten Sie an, eine Zusammenfassung der Ergebnisse zu teilen, um sie bei der Verbesserung zu unterstützen. Am wichtigsten ist, dass Sie es zu einem Teil Ihres Lieferantenvertrags und Vorqualifizierungsprozesses machen, damit es zu einer Standarderwartung und nicht zu einer optionalen Anfrage wird.

 

5. F: Wie gehen wir mit einer Situation um, in der unsere Nachhaltigkeits-KPIs im Widerspruch zu Kosteneinsparungszielen stehen?

A: Das ist das klassische Beschaffungsdilemma. Der Schlüssel liegt in der Analyse Gesamtbetriebskosten (TCO), nicht nur der Stückpreis. Eine „billigere“ Komponente verbraucht möglicherweise mehr Energie, was zu höheren Kosten für Ihren Kunden führt. Richten Sie Ihre Entscheidung nach dem langfristigen Wert und Risiko. Zeigen Sie, wie etwas höhere Vorabkosten eines nachhaltigen Lieferanten zukünftige Kosten im Zusammenhang mit Reputationsschäden, Ressourcenbeschaffung oder behördlichen Bußgeldern verhindern.

 

6. F: Wer in unserer Organisation sollte diese KPIs „besitzen“?

A: Nachhaltigkeit kann nicht in einem Silo leben. Das Beschaffungsteam sollte für die Datenerfassung und Berichterstattung verantwortlich sein, muss jedoch eng mit der Nachhaltigkeitsabteilung (falls vorhanden), der Finanzabteilung (für Ausgabendaten) und dem Betrieb (für Leistungsdaten) zusammenarbeiten. Bilden Sie ein kleines, funktionsübergreifendes Team, um sicherzustellen, dass die KPIs relevant und die Daten korrekt sind.

 

7. F: Wie oft sollten wir diese Kennzahlen überprüfen und darüber berichten?

A: Es kommt auf den KPI an. Operative KPIs (wie der Prozentsatz nachhaltiger Ausgaben) können monatlich oder vierteljährlich in Standardbeschaffungsüberprüfungen überprüft werden. Strategische Wirkungs-KPIs (z. B. CO2-Reduktion) werden der Führung in der Regel halbjährlich oder jährlich gemeldet. Der Schlüssel liegt in der Konsistenz – erstellen Sie regelmäßig Berichte, um Trends im Zeitverlauf zu verfolgen.

 

8. F: Was passiert, wenn unsere Branche keine standardisierten Nachhaltigkeitskennzahlen hat?

A: Sie haben eine großartige Chance, eine Führungspersönlichkeit zu sein. Beginnen Sie mit der Übernahme der relevantesten globalen Rahmenwerke (wie den UN-Nachhaltigkeitszielen oder GRI-Standards) und passen Sie diese an Ihren Kontext an. Arbeiten Sie mit Branchenverbänden zusammen, um gemeinsame Standards zu entwickeln. Konzentrieren Sie sich in der Zwischenzeit darauf, Ihre eigenen Fortschritte im Jahresvergleich zu verfolgen. Ihr interner Benchmark ist zunächst das Wichtigste.

 

9. F: Können wir diese KPIs nutzen, um Anreize für unser Beschaffungsteam zu schaffen?

A: Auf jeden Fall, aber seien Sie vorsichtig. Die direkte Bindung von Boni an bestimmte KPI-Ziele kann zu unbeabsichtigten Konsequenzen oder einer „Spielerei“ des Systems führen. Ein besserer Ansatz besteht darin, die Nachhaltigkeitsleistung zu einem Schlüsselbestandteil der Leistungsüberprüfungen und der Zielsetzung zu machen. Feiern Sie Teams, die in diesem Bereich Verbesserungen und innovatives Denken an den Tag legen und so eine Kultur der Verantwortung fördern, anstatt nur eine Zahl zu treffen.

 

10. F: Wie stellen wir sicher, dass unser KPI-Programm relevant bleibt und nicht zu einer „Check-the-Box“-Übung wird?

A: Planen Sie einen jährlichen „KPI-Gesundheitscheck“. Stellen Sie Ihr funktionsübergreifendes Team zusammen und fragen Sie: Führen diese Kennzahlen immer noch zu den richtigen Verhaltensweisen? Erhalten wir noch wertvolle Erkenntnisse? Gibt es neue Nachhaltigkeitsrisiken oder -chancen, die wir messen sollten? Dadurch wird sichergestellt, dass sich Ihr Programm mit Ihrer Strategie und der externen Landschaft weiterentwickelt und dynamisch und wertvoll bleibt.