Welche vier Arten der Beschaffung gibt es? Richtlinien und Branchenfälle

Wenn Ihr Unternehmen Rohstoffe, Softwareabonnements, Reinigungsdienste und ein neues Bürogebäude kaufen muss, nutzen Sie diese Beschaffungsansatz für alle? Wenn Sie mit „Nein“ geantwortet haben, erkennen Sie bereits, dass unterschiedliche Einkäufe unterschiedliche Strategien erfordern – ob Sie sich dessen bewusst sind oder nicht.

Das Verständnis der vier Beschaffungsarten ist nicht nur akademische Theorie. Es ist die Grundlage für die Optimierung Ihrer Ausgaben, das Risikomanagement und die Steigerung eines echten strategischen Werts. Lassen Sie uns erklären, was jeder Typ wirklich bedeutet und wie Sie ihn in Ihrem Unternehmen anwenden können.

 

 

Beseitigung der Verwirrung: Die 4 definierten Beschaffungsarten

 

Bei den meisten Beschaffungsdiskussionen wird dies durch eine zu große Vereinfachung falsch verstanden. Hier erfahren Sie, was Sie eigentlich wissen müssen:

Direktbeschaffung : Das Zeug zum Geldverdienen
Das ist es, was in Ihr Endprodukt oder Ihre Dienstleistung einfließt. Wenn Sie ein Hersteller sind, sind es Ihre Rohstoffe. Wenn Sie ein Restaurant sind, sind es Ihre Lebensmittelzutaten. Wenn Sie ein Softwareunternehmen sind, ist es Ihre Cloud-Infrastruktur, die Ihr Produkt direkt unterstützt.

Hier ist der Deal: Die direkte Beschaffung wirkt sich direkt auf Ihren Umsatz aus. Wenn diese Vorräte aufhören, stoppt Ihre Produktion. Deshalb verlangt es strategische Beziehungen zu Lieferanten , nicht nur transaktionaler Einkauf.

Indirekte Beschaffung : Die „Keep the Lights On“-Ausgaben
Das ist alles, was Ihr Unternehmen am Laufen hält, aber nicht in Ihrem Endprodukt landet. Denken Sie an Bürobedarf, Dienstprogramme, Wartungsgeräte und Software-Abonnements wie Slack oder Microsoft Office.

Die Herausforderung? Diese Ausgaben sind häufig abteilungsübergreifend fragmentiert und es mangelt ihnen an Transparenz. Aber hier liegt die Chance: Durch das strategische Management der indirekten Beschaffung können schnelle Erfolge erzielt und erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden.

Beschaffung von Dienstleistungen: Das Fachwissen, das Sie nicht im eigenen Haus haben
Dies umfasst alles von Beratungs- und Marketingagenturen bis hin zu Zeitarbeitskräften und spezialisierten Auftragnehmern. Der große Unterschied? Sie kaufen Wissen und Ergebnisse, keine physischen Produkte.

Der Schlüssel mit Beschaffung von Dienstleistungen besteht darin, dass Sie Lieferungen und Beziehungen verwalten, nicht den Bestand. Dies erfordert unterschiedliche Verträge, unterschiedliche Bewertungsmethoden und unterschiedliche Ansätze für das Beziehungsmanagement.

Beschaffung von Kapitalaufwendungen (CapEx): Die großen Investitionen
Dabei handelt es sich um den langfristigen Kauf von Vermögenswerten – den Bau einer neuen Anlage, den Kauf wichtiger Geräte oder Unternehmenssoftwaresysteme. Diese Entscheidungen haben finanzielle Auswirkungen über mehrere Jahre und bedürfen in der Regel der Zustimmung der Geschäftsleitung.

Was macht CapEx anders? Der Bewertungsprozess dauert länger, es steht mehr auf dem Spiel und Sie treffen Entscheidungen, die Ihr Unternehmen über Jahre hinweg beeinflussen werden.

 

Durch die Branchenperspektive: Anwendungen aus der Praxis

 

Die Theorie ist schön, aber wie funktioniert das tatsächlich in verschiedenen Branchen? Lass es mich dir zeigen.

 

Im verarbeitenden Gewerbe:

• Direkt: Stahl, Kunststoffharze, elektronische Komponenten

• Indirekt: Sicherheitsausrüstung, Maschinenschmierstoffe, Werkswartungsmaterialien

• Dienstleistungen: Gerätereparatur, Logistik und Transport, Zeitarbeit

• CapEx: Industrieroboter, Produktionsmaschinen, Lagererweiterung

In der Technologie:

• Direkt: Cloud-Computing-Ressourcen, Rechenzentrumshardware für kundenorientierte Produkte

• Indirekt: Büromöbel, Produktivitätssoftware, Teamessen

• Dienstleistungen: Auftragnehmer für Softwareentwicklung, Cybersicherheitsaudits, Agenturen für digitales Marketing

• CapEx: Unternehmenszentrale, Rechenzentrumsbau, große Softwareplattformlizenzen

Im Gesundheitswesen:

• Direkt: Arzneimittel, chirurgische Instrumente, medizinische Implantate

• Indirekt: Verwaltungsbedarf, Reinigungsdienste, Patientenwäsche

• Dienstleistungen: Wartung medizinischer Geräte, temporäres Pflegepersonal, IT-Support

• CapEx: MRT-Geräte, Bau von Krankenflügeln, elektronische Patientenaktensysteme

Das Muster hier ist entscheidend: Ihre Branche bestimmt, welche Beschaffungsart die meiste Aufmerksamkeit und Ressourcen verdient.

 

Die Abkürzung für kleine Unternehmen: Ein vereinfachter Ansatz

 

 

Wenn Sie in einer kleineren Organisation tätig sind, könnte das Vier-Typen-Modell überwältigend wirken. Hier erfahren Sie, wie Sie es anpassen:

Die 80/20-Regel für die Beschaffung:
Konzentrieren Sie 80 % Ihrer Bemühungen auf die 20 % der Ausgaben, die bei falscher Verwaltung Ihrem Unternehmen wirklich schaden könnten.

Drei vereinfachte Kategorien:

1. Materialien zum Geldverdienen (Ihre Version des Direkteinkaufs)

   • Alles, was sich direkt auf Ihre Fähigkeit auswirkt, Kunden zu beliefern

   • Verwalten Sie strategische Lieferantenbeziehungen und Backup-Pläne

2. Geschäftsgrundlagen (Kombination von indirekten und Dienstleistungen)

   • Alles, was Sie für Ihren Betrieb benötigen

   • Konzentrieren Sie sich auf Konsolidierung und Effizienz

3. Spielverändernde Investitionen (Ihre CapEx)

   • Große Anschaffungen, die Ihr Unternehmen wachsen oder verändern werden

   • Erfordern eine gründliche ROI-Analyse und den Input der Führungskräfte

Ich habe gesehen, dass kleine Unternehmen allein durch die Implementierung dieses einfachen Kategorisierungssystems 15–20 % ihrer Gesamtausgaben einsparen konnten.

 

Beschaffung mit Sinn: Nachhaltigkeit integrieren

 

Heutzutage hat jede Beschaffungsentscheidung ökologische und soziale Auswirkungen. Hier erfahren Sie, wie Sie Nachhaltigkeit in jede Beschaffungsart integrieren:

Für den Direkteinkauf:
Fragen Sie Ihre Lieferanten: „Wie hoch ist Ihr CO2-Fußabdruck für die Herstellung dieser Materialien?“ und „Können Sie Transparenz über Ihre Arbeitspraktiken in der Lieferkette schaffen?“"

Für indirekte Beschaffung:
Wählen Sie Lieferanten, die nachhaltige Alternativen anbieten – etwa recycelte Büromaterialien oder energieeffiziente Geräte. Kleine Änderungen summieren sich hier schnell.

Für die Beschaffung von Dienstleistungen:
Bewerten Sie potenzielle Partner hinsichtlich ihrer Diversitätsrichtlinien, fairen Lohnpraktiken und Umweltverpflichtungen. Ihre Werte werden zu einer Erweiterung Ihrer Marke.

Für Kapitalausgaben:
Machen Sie Energieeffizienz und Umweltverträglichkeit zu zentralen Kriterien bei Ihrer Bewertung. Diese neuen Produktionsanlagen sollten sowohl hinsichtlich der Kosten als auch des CO2-Ausstoßes bewertet werden.

Das Beste daran? Nachhaltige Beschaffung geht oft mit Kosteneinsparungen einher. Der Betrieb energieeffizienter Geräte ist kostengünstiger. Ethische Lieferanten haben in der Regel eine bessere Bindung und Qualität.

 

Ihr 4-Stufen-Aktionsplan: Von der Theorie zu Ergebnissen

Die Kategorien zu kennen ist eine Sache – sie umzusetzen eine andere. Hier ist Ihre Roadmap:

Schritt 1: Führen Sie a Ausgabenanalyse
Rufen Sie die Daten der letzten 12 Monate aus Ihrem Buchhaltungssystem ab. Kategorisieren Sie jeden wichtigen Kauf. Sie werden wahrscheinlich Ausgabemuster entdecken, die Ihnen nie aufgefallen sind.

Schritt 2: Zuordnung zu den vier Typen
Ordnen Sie jede Ausgabenkategorie einer der vier Beschaffungsarten zu. Dies allein wird zeigen, worauf Ihre Aufmerksamkeit gerichtet werden muss.

Schritt 3: Kategoriestrategien entwickeln

• Direkt: Fokus auf Lieferantenbeziehungen und Risikomanagement

• Indirekt: Effizienz und Konsolidierung steigern

• Dienstleistungen: Betonen Sie klare Ergebnisse und Leistungskennzahlen

• CapEx: Implementieren Sie eine strenge Bewertung und ROI-Analyse

Schritt 4: Implementieren und verfeinern
Beginnen Sie zuerst mit den Kategorien mit den höchsten Ausgaben. Schulen Sie Ihr Team, etablieren Sie neue Prozesse und richten Sie regelmäßige Überprüfungszyklen ein.

 

Messen, worauf es ankommt: KPIs für jede Kategorie

 

Was man nicht misst, kann man nicht verbessern. Hier sind die wichtigsten Kennzahlen für jede Beschaffungsart:

KPIs für den Direkteinkauf:

• Lieferantenmängelquoten

• Pünktliche Lieferleistung

• Gesamtbetriebskosten (nicht nur Kaufpreis)

KPIs für den indirekten Einkauf:

• Prozesseffizienz (Bestellzykluszeit)

• Einhaltung bevorzugter Lieferanten

• Kosteneinsparungen im Vergleich zu früheren Zeiträumen

KPIs für die Beschaffung von Dienstleistungen:

• Einhaltung der Service Level Agreements (SLA).

• Zufriedenheit der internen Stakeholder

• Einhaltung des Budgets

KPIs für Kapitalausgaben:

• Projektabschluss im Zeit- und Budgetrahmen

• Kapitalrendite im Vergleich zu Prognosen

• Auslastungsraten der Vermögenswerte

 

Ihr kostenloses Toolkit zur Beschaffungstransformation

 

Das scheint viel zu sein, deshalb haben wir Tools entwickelt, um es praktisch zu machen.

[Laden Sie Ihr kostenloses Toolkit zur Beschaffungsklassifizierung herunter]

Du wirst es bekommen:

• Vorlage für die Ausgabenanalyse (Excel) – Zur Kategorisierung Ihrer aktuellen Ausgaben

• Lieferantenbewertungs-Scorecard - Für einen objektiven Anbietervergleich

• Bewertung des Beschaffungs-Gesundheitschecks - Um Ihre größten Chancen zu identifizieren

• Checkliste für die Umsetzung - So verpassen Sie keine entscheidenden Schritte

Dies sind genau die gleichen Tools, die wir bei unseren Kunden einsetzen, um ihnen beim Aufbau erstklassiger Beschaffungsabläufe zu helfen.

 

Ihre nächsten Schritte

Beginnen Sie mit einem Bereich. Wählen Sie die Kategorie mit den höchsten Ausgaben aus und wenden Sie die entsprechende Strategie an. Die Erkenntnisse, die Sie gewinnen, werden sich wahrscheinlich in den ersten Monaten für den Aufwand lohnen.

Denken Sie daran: Das Ziel ist nicht Perfektion, sondern Fortschritt. Jeder Schritt, den Sie in Richtung eines strategischeren Beschaffungsmanagements unternehmen, wird zu höheren Erträgen führen.

Sind Sie bereit, Ihren Beschaffungsansatz zu transformieren? Laden Sie oben Ihr kostenloses Toolkit herunter, oder wenn Sie eine persönliche Beratung wünschen, [vereinbaren Sie einen kostenlosen Beratungstermin mit unseren Beschaffungsexperten]. Wir helfen Ihnen, diese Frameworks auf Ihren spezifischen Geschäftskontext anzuwenden.

 

Häufig gestellte Fragen: Beherrschung der Beschaffungskategorisierung

 

1. F: Wie gehen wir mit Käufen um, die in mehr als eine Kategorie zu passen scheinen?

A: Das ist üblich. Der Schlüssel liegt darin, die zu identifizieren Hauptgeschäftszweck . Der Kauf von Laptops für Ihre neuen Softwareentwickler ist beispielsweise ein Direkt Beschaffung, wenn sie Ihr Produkt bauen, aber Indirekt wenn sie für das HR-Team sind. Erstellen Sie eine einfache Regel: „Welche GuV-Position werden durch diese Kosten unterstützt?“ Dies klärt normalerweise die Kategorie.

 

2. F: Unser Unternehmen wächst schnell. Ab wann sollten wir die Verwaltung dieser verschiedenen Beschaffungsarten formal trennen?

A: Eine gute Faustregel ist, dass Ihre jährlichen Ausgaben einen Punkt erreichen, an dem eine Einsparung von 10 % in einer Kategorie eine engagierte Teilzeitstelle rechtfertigen würde. Bei den meisten Unternehmen liegt dieser Wert bei etwa 5 bis 10 Millionen US-Dollar pro Jahr. Nutzen Sie vorher das vereinfachte Drei-Kategorien-Modell, aber weisen Sie innerhalb Ihres bestehenden Teams für jede Kategorie einen „Eigentümer“ zu.

 

3. F: Wie bringen wir andere Abteilungen (wie Marketing oder Forschung und Entwicklung) dazu, diesen Beschaffungskategorien zu folgen?

A: Gehen Sie nicht mit dem Beschaffungsrahmen voran. Arbeiten Sie stattdessen mit ihnen zusammen, um ihre Probleme zu lösen. Stellen Sie für das Marketing die Beschaffung von Dienstleistungen als eine Möglichkeit dar, mit ihren Agenturen bessere Ergebnisse zu erzielen. Gestalten Sie für Forschung und Entwicklung die Direktbeschaffung als eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass ihnen nie die kritischen Materialien ausgehen. Wenn sie den Wert ihrer Ziele erkennen, folgt die Akzeptanz.

 

4. F: Wir sind eine gemeinnützige Organisation. Treffen dieselben Kategorien auf uns zu?

A: Absolut, aber der Fokus verschiebt sich. Bei Ihrer „direkten“ Beschaffung handelt es sich möglicherweise um programmbezogene Materialien. „CapEx“ könnte ein neues Gebäude für gemeinnützige Dienste sein. Der Rahmen ist universell, aber Ihre Strategie für jeden Typ wird von Ihrer Mission und den Spenderanforderungen bestimmt, nicht von Gewinnspannen.

 

5. F: Was ist das größte Risiko, dass diese Kategorien falsch verstanden werden?

A: Fehlallokation von Ressourcen und Talenten. Der häufigste Fehler besteht darin, die risikoreiche Direktbeschaffung wie eine einfache, transaktionale indirekte Beschaffung zu behandeln. Dies kann zu Unterbrechungen der Lieferkette führen, die Ihren Betrieb lahmlegen. Umgekehrt führt eine übermäßige Optimierung des Prozesses für indirekte Einkäufe mit geringem Wert zu unnötiger Bürokratie und verlangsamt Ihr Team.

 

6. F: Wie sollte unser Verhandlungsstrategie unterscheiden sich diese Kategorien?

A: Ihr Ansatz sollte erheblich variieren:

• Direkt: Verhandeln Sie über langfristige Partnerschaften und gemeinsames Risiko.

• Indirekt: Verhandeln Sie über Mengenrabatte und Effizienz.

• Dienstleistungen: Verhandeln Sie über klare Ergebnisse, KPIs und Flexibilität.

• CapEx: Verhandeln Sie über Lebenszyklusunterstützung, Garantien und Zukunftssicherheit.

 

7. F: Kann ein einzelner Lieferant in mehrere Beschaffungskategorien fallen?

A: Ja, und das ist ein Zeichen für einen starken strategischen Partner. Ein Technologieanbieter könnte beispielsweise ein Direktlieferant für die Cloud-Infrastruktur, ein Serviceanbieter für die Implementierung und ein CapEx-Anbieter für eine große Softwarelizenz sein. Verwalten Sie in diesen Fällen die Beziehung ganzheitlich, verhandeln Sie jedoch jede Art von Ausgaben mit der entsprechenden Strategie.

 

8. F: Wie wirken sich globale Aktivitäten auf dieses Kategorisierungsmodell aus?

A: Die Kategorien bleiben gleich, Ihre Ausführung unterscheidet sich jedoch je nach Region. Lokale Vorschriften, kulturelle Normen und Marktreife wirken sich darauf aus, wie Sie mit den einzelnen Typen umgehen. Eine einheitliche globale Strategie scheitert oft. Das Framework bietet Ihnen eine konsistente Möglichkeit, Ihren Ansatz für jede Region zu analysieren und anzupassen.

 

9. F: Welche Rolle sollte die Technologie bei der Bewältigung dieser verschiedenen Arten spielen?

A: Ihr Tech-Stack sollte den einzigartigen Workflow jeder Kategorie unterstützen. Erzwingen Sie nicht, dass ein Werkzeug alles erledigt. Sie könnten verwenden:

• Eine ausgereifte S2P-Plattform für Direct und CapEx.

• Ein vereinfachtes, benutzerfreundliches P-Card-System für Indirect.

• Ein spezielles Vertrags- und SOW-Management-Tool für Dienstleistungen.

 

10. F: Wie messen wir den Gesamterfolg der Umsetzung dieses kategorisierten Ansatzes?

A: Verfolgen Sie über die kategoriespezifischen KPIs hinaus auch die Metametriken:

• Zykluszeit: Treffen wir Entscheidungen in jeder Kategorie schneller?

• Zufriedenheit der Stakeholder: Sind interne Kunden mit der Unterstützung, die sie erhalten, zufriedener?

• Kostenvermeidung: Verhindern wir Fehlkäufe und erzielen nicht nur niedrigere Preise?

• Risikominderung: Hatten wir weniger Lieferunterbrechungen oder Compliance-Probleme?