Was sind die 5 Ps des Einkaufs? Ein Leitfaden für Beschaffungsprofis

Wenn Sie online nach den „5 Ps des Einkaufens“ gesucht haben, waren Sie wahrscheinlich verwirrter als zu Beginn. In den meisten Artikeln geht es entweder um die 4 Ps des Marketings oder stattdessen um die „5 Rechte“ der Beschaffung.

Hier ist die Wahrheit: Das 5 P-System im Einkauf unterscheidet sich grundlegend vom Marketing, und wenn es richtig verstanden wird, wird es zu einem der mächtigsten Werkzeuge in Ihrem Unternehmen Beschaffungs-Toolkit.

Lassen Sie uns die Verwirrung ein für alle Mal klären.

 

 

Über das Marketing hinaus: Warum dieser Rahmen im Einkauf wichtig ist

 

Die klassischen 4 Ps des Marketings (Produkt, Preis, Ort, Werbung) konzentrieren sich auf den Verkauf. Aber im Einkauf konzentrieren wir uns auf den strategischen Einkauf. Deshalb haben wir das Framework mit einem entscheidenden fünften P angepasst: Verfahren.

Stellen Sie sich das so vor: Während das Marketing versucht, Käufer zu beeinflussen, muss der Einkauf fundierte, strategische Kaufentscheidungen treffen, die sich auf Ihr Endergebnis auswirken. Die 5 P's geben Ihnen eine strukturierte Möglichkeit, jede Kaufentscheidung ganzheitlich zu bewerten.

 

Die Beschaffung 5 Ps dekonstruiert

 

Produkt: Es geht um mehr als nur Spezifikationen

Im Einkauf geht „Produkt“ weit über die Grundfunktionen hinaus. Wir sprechen von einer Gesamtanforderungsanalyse.

Lassen Sie mich Ihnen ein reales Beispiel geben. Bei der Beschaffung von Industrieausrüstung achten Sie nicht nur auf die technischen Daten der Maschine. Sie müssen darüber nachdenken:

• Wartungsanforderungen und Serviceverfügbarkeit

• Kompatibilität mit Ihren bestehenden Systemen

• Erwartete Daten zur Lebensdauer und Zuverlässigkeit

• Umweltzertifizierungen

• Schulungsanforderungen für Ihr Team

Der größte Fehler, den ich sehe? Unternehmen konzentrieren sich ausschließlich auf den anfänglichen Kaufpreis und berücksichtigen nicht, was passiert, wenn das Produkt in zwei Jahren kaputt geht. Denken Sie immer an den gesamten Produktlebenszyklus.

 

Preis: Verständnis Gesamtbetriebskosten

Hier machen die meisten Leute einen Fehler. Der Preis ist nicht nur die Zahl auf der Rechnung.

Lassen Sie uns aufschlüsseln, worauf es wirklich ankommt:

• Anschaffungskosten: Der tatsächliche Kaufpreis

• Betriebskosten: Energieverbrauch, benötigte Verbrauchsmaterialien

• Wartungskosten: Serviceverträge, Ersatzteile

• Entsorgungskosten: Umweltgebühren, Recyclingkosten

• Versteckte Kosten: Schulungszeit, Installationsausfallzeit

Hier ist eine einfache Regel: Wenn Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO) nicht berechnen, verstehen Sie Ihre Kosten nicht wirklich.

 

 

Ort: Strategische Beschaffungsentscheidungen

"„Place“ in der Beschaffung bedeutet, die Geographie Ihrer Lieferkette zu optimieren. Es geht darum, Kosten und Risiko abzuwägen.

Betrachten Sie diese Fragen:

• Wie viele Zeitzonen ist Ihr Lieferant entfernt?

• Wie ist die politische Stabilität ihrer Region?

• Gibt es in Ihrer Logistikkette Single Points of Failure?

• Wie hoch ist Ihr Kompromiss zwischen Lagerhaltungskosten und Versandkosten?

Während der Pandemie überstanden Unternehmen, die ihre „Place“-Strategie diversifiziert hatten, Störungen in der Lieferkette viel besser als Unternehmen, die auf einzelne Beschaffungsregionen angewiesen waren.

 

Prozess: Die Beschaffungsmaschine

Das ist das P, das den Einkauf einzigartig macht. Ihre Prozesse bestimmen Ihre Effizienz und Compliance.

Zu einem starken Beschaffungsprozess gehört:

• Standardisiert Lieferantenqualifizierung

• Klare Genehmigungsabläufe

• Automatisierte Bestellsysteme

• Regelmäßige Leistungsbeurteilungen

• Kontinuierliche Verbesserungsmechanismen

Ich habe gesehen, dass Unternehmen jeden Monat Hunderte von Stunden einsparen, indem sie einfach ihren Prozess von der Anforderung bis zur Bestellung rationalisieren. Beim richtigen Prozess geht es nicht um Bürokratie, sondern um die Beseitigung von Reibungsverlusten.

 

Menschen: Das menschliche Element

Menschen sind nicht nur Ihr internes Team. Dieses P deckt jeden in Ihrem Lieferökosystem ab.

Sie müssen darüber nachdenken:

• Lieferantenbeziehungen : Bauen Sie Partnerschaften oder nur Transaktionen auf?

• Interne Stakeholder: Stimmen Sie auf ihre tatsächlichen Bedürfnisse überein?

• Teamfähigkeit: Verfügt Ihr Team über die richtigen Fähigkeiten für den modernen Einkauf?

• Managementunterstützung: Verstehen Führungskräfte den strategischen Wert der Beschaffung?

Denken Sie daran: Die beste Strategie scheitert, wenn sie nicht von den richtigen Leuten umgesetzt wird.

 

5 Ps vs. 5 Rechte: Wählen Sie Ihr Framework

 

Sie fragen sich vielleicht, wie sich dies von den „5 Rechten“ der Beschaffung (richtige Qualität, Menge, Preis, Zeit, Ort) unterscheidet. Hier ist der einfache Unterschied:

Die 5 Rechte sind Ihr Ergebnismaß – sie sagen Ihnen, ob Sie eine gute Entscheidung getroffen haben.
Die 5 Ps sind Ihr Entscheidungsrahmen – sie helfen Ihnen, die richtige Entscheidung überhaupt zu treffen.

Nutzen Sie die 5 Rechte, um die Leistung zu bewerten, und die 5 Ps, um Ihre Strategie zu leiten.

 

Theorie in die Praxis umsetzen: Anwendungen in der Praxis

 

Herstellungsbeispiel: Beschaffung von Rohstoffen

Wenn Sie einer Kundenquelle helfen Aluminiumkomponenten , wir haben die 5 P's so angewendet:

• Produkt: Spezifiziert nicht nur die Legierungszusammensetzung, sondern auch Anforderungen an die Oberflächenbeschaffenheit und Zertifizierungsstandards

• Preis: Berechnete Gesamtbetriebskosten einschließlich Bearbeitungsabfallanteil und Recyclingwert

• Platz: Wahl eines regionalen Lieferanten trotz höherem Stückpreis, da die Logistikkosten um 40 % niedriger waren

• Prozess: Just-in-Time-Lieferung mit automatisierten Inventarauslösern implementiert

• Mitarbeiter: Einbeziehung des technischen Teams des Lieferanten in Designverbesserungen, die den Materialabfall reduzierten

Das Ergebnis? 15 % niedrigere Gesamtkosten und 99,8 % pünktliche Lieferung.

 

Die modernen 5 P's: Digitale und nachhaltige Erweiterungen

 

Die heutige Beschaffung erfordert eine Aktualisierung unseres Denkens:

• Digitales Produkt: Enthält jetzt Datensicherheitsfunktionen und API-Kompatibilität

• Dynamic Pricing: Marktpreisgestaltung und Vertragsautomatisierung in Echtzeit

• Virtueller Ort: Cloudbasierte Lieferanten und digitale Servicebereitstellung

• Automatisierter Prozess: KI-gestützte Analyse und Blockchain zur Verifizierung

• Vernetzte Menschen: Remote-Zusammenarbeit und globales Teammanagement

Außerdem integrieren wir jetzt ESG-Überlegungen in jedes P – von nachhaltigen Materialien bis hin zu ethischen Arbeitspraktiken.

 

Ihr 5 P's-Implementierungs-Toolkit

 

Die Theorie zu kennen ist eine Sache; es anzuwenden ist eine andere Sache. Deshalb haben wir ein praktisches Toolkit erstellt, das Sie sofort nutzen können.

[Laden Sie Ihr kostenloses 5 P's Procurement Toolkit herunter]

Es beinhaltet:

• 5 P's Entscheidungscheckliste – Verpassen Sie nie wieder einen kritischen Faktor

• TCO-Rechner-Vorlage – Automatisieren Sie Ihre Gesamtkostenberechnungen

• Lieferantenbewertung Scorecard – Vergleichen Sie Anbieter objektiv

• Implementierungs-Roadmap – Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umsetzung

 

Ihre nächsten Schritte

Fangen Sie klein an. Wählen Sie eine Ausgabenkategorie aus und wenden Sie das 5 P-System auf Ihre nächste Beschaffungsentscheidung an. Sie werden überrascht sein, wie viel klarer Ihre Möglichkeiten werden.

Denken Sie daran: Das Ziel ist nicht Perfektion, sondern Fortschritt. Jedes Mal, wenn Sie dieses Framework verwenden, treffen Sie bessere Entscheidungen und schaffen einen höheren Wert für Ihr Unternehmen.

Sind Sie bereit, Ihren Beschaffungsansatz zu transformieren? Laden Sie oben Ihr kostenloses Toolkit herunter, oder wenn Sie eine persönliche Anleitung wünschen, [ Vereinbaren Sie einen schnellen Beratungstermin mit unseren Beschaffungsexperten ]. Wir helfen Ihnen, diese Prinzipien auf Ihre spezifischen Herausforderungen anzuwenden.

 

Häufig gestellte Fragen: Implementierung des 5 P-Frameworks

 

1. F: Wie passen wir den 5 P-Rahmen für den Kauf von Dienstleistungen anstelle von physischen Gütern an?

A: Die Prinzipien sind die gleichen, aber Ihr Fokus verschiebt sich. Definieren Sie für „Produkt“ den Arbeitsumfang und die zu erbringenden Leistungen klar. Konzentrieren Sie sich bei „Preis“ auf wertbasierte Preis- oder Retainermodelle und nicht auf Stückkosten. Beim „Ort“ geht es um den Standort des Dienstleisters und seine Fähigkeit, aus der Ferne oder vor Ort zu liefern. „Prozess“ beinhaltet das Verwalten Service-Level-Agreements (SLAs) und „Menschen“ sind absolut entscheidend – Sie kaufen ihr Fachwissen und die Qualität ihres Teams.

 

2. F: Unser Unternehmen ist klein und verfügt über kein eigenes Beschaffungsteam. Ist dieser Rahmen für uns zu komplex?

A: Gar nicht. Tatsächlich ist es wertvoller, weil es eine Struktur bietet, die Ihnen möglicherweise fehlt. Wenden Sie es zunächst auf Ihre größten oder komplexesten Einkäufe an. Sie benötigen keine ausgefallene Software; Eine einfache Tabelle, in der Sie Überlegungen zu jedem der 5 Ps aufschreiben, wird Ihre Entscheidungsfindung erheblich verbessern und kostspielige Versehen verhindern.

 

3. F: Was ist der häufigste Fehler, den Unternehmen machen, wenn sie zum ersten Mal die 5 Ps anwenden?

A: Sie betrachten die Ps als Checkliste und nicht als ein miteinander verbundenes System. Der größte Fehler besteht darin, sich zu stark isoliert auf den „Preis“ zu konzentrieren. Beispielsweise könnte ein billigeres „Produkt“ Ihren „Prozess“ durch ständige Ausfälle zerstören und mehr „Menschen“-Stunden für die Verwaltung erfordern. Analysieren Sie immer, wie sich eine Entscheidung in einem P auf die anderen vier auswirkt.

 

4. F: Wie gehen wir mit einer Situation um, in der unsere internen Stakeholder einen Lieferanten bevorzugen, der bei der 5 P-Bewertung schlecht abschneidet?

A: Nutzen Sie den Rahmen, um das Gespräch zu entpersonalisieren. Sagen Sie nicht einfach „Ich mag diesen Lieferanten nicht.“ Präsentieren Sie stattdessen die Daten. Zeigen Sie ihnen anhand der 5 P-Scorecard, wo der bevorzugte Lieferant Schwächen hat (z. B. höhere Gesamtbetriebskosten, riskanterer „Ort“, schwächere „Prozesse“) und diskutieren Sie gemeinsam, ob diese Risiken akzeptabel sind. Es verwandelt ein subjektives Argument in eine objektive Geschäftsdiskussion.

 

5. F: Können wir die 5 Ps nutzen, um unsere bestehenden Lieferanten zu bewerten, nicht nur neue?

A: Auf jeden Fall, und das sollten Sie! Führen Sie eine jährliche oder halbjährliche 5-P-Bewertung mit den wichtigsten etablierten Lieferanten durch. Es hilft dabei, Verbesserungsmöglichkeiten in der Beziehung zu identifizieren. Vielleicht ist ihr „Produkt“ immer noch gut, aber ihr „Prozess“ für die Rechnungsstellung bereitet Ihrem Buchhaltungsteam Kummer. Diese Überprüfung wird zur Grundlage für eine konstruktive strategische Geschäftsüberprüfung.

 

6. F: Wie lange dauert es normalerweise, bis nach der Implementierung dieses Frameworks ein greifbarer ROI erzielt wird?

A: Schon beim ersten Beschaffungsprojekt, bei dem Sie es anwenden, können Sie unmittelbare Vorteile erkennen, indem Sie Fehlentscheidungen vermeiden. Für einen breiteren, messbaren finanziellen ROI (z. B. geringere Kosten oder weniger lieferantenbedingte Unterbrechungen) sehen die meisten Unternehmen innerhalb von 6 bis 12 Monaten eine deutliche Wirkung, wenn das Rahmenwerk in Ihre Kultur eingebettet wird.

 

7. F: Was passiert, wenn ein Lieferant in vier Ps ausgezeichnet, aber in einem schwach ist? Sollten wir sie automatisch disqualifizieren?

A: Selten. Das Ziel ist eine ausgewogene Entscheidungsfindung, nicht Perfektion. Der Schlüssel liegt darin, den Kontext der Schwäche zu verstehen. Wenn ein Lieferant in Bezug auf „Ort“ schwach ist (z. B. weil er weit entfernt ist), können Sie dies durch einen besseren Bestands-„Prozess“ abmildern? Wenn sie in „Menschen“ schwach sind, ist das ein Trainingsproblem, bei dem Sie helfen können? Nutzen Sie das Framework, um Risiken zu identifizieren und nicht nur, um Lieferanten auszuschließen.

 

8. F: Wie lässt sich dieses Framework in unsere bestehende ERP- oder Beschaffungssoftware integrieren?

A: Stellen Sie sich die 5 Ps als die strategische Ebene vor, die Sie bei der Verwendung Ihrer Tools leitet. Ihre Software verwaltet die Daten; Das Framework hilft Ihnen bei der Interpretation. Sie können in Ihren Lieferantenprofilen benutzerdefinierte Felder erstellen, um 5 P-Scores zu erfassen, oder die Kategorien verwenden, um Ihre RFQ-Dokumente und Bewertungskriterien innerhalb des Systems zu strukturieren.

 

9. F: Wer aus unserem Unternehmen sollte an der Bewertung des „People“ P beteiligt sein?

A: Lassen Sie den Einkauf hier nicht allein punkten. „Menschen“ sollten von jedem bewertet werden, der mit ihnen interagiert. Dazu gehören das technische Team, das sein Fachwissen überprüft, der Account Manager, der die Beziehung verwaltet, und das Finanzteam, das sich um ihre Rechnungskontakte kümmert. Eine 360-Grad-Ansicht ist unerlässlich.

 

10. F: Wir haben eine enge Frist. Ist es in Ordnung, einige der 5 P-Analysen zu überspringen, um schneller voranzukommen?

A: Ein überstürzter Prozess führt oft zu kostspieligen Nacharbeiten. Anstatt zu überspringen, machen Sie eine „leichte“ Version. Verbringen Sie 30 Minuten mit einer schnellen, anspruchsvollen Beurteilung aller 5 Ps. Dies reicht oft aus, um schwerwiegende Warnsignale zum Vorschein zu bringen. Es ist besser, einen kurzen Überblick über alle fünf zu geben, als sich nur ein oder zwei in die Tiefe zu stürzen. Die Stärke des Frameworks liegt in den Verbindungen zwischen den Ps.