Beschaffungsleitfaden 2025: Beschaffungsarten, Prozessschritte und Schlüsselstrategien für das Kosten- und Lieferantenmanagement

In diesem Artikel behandeln wir die Beschaffungsarten, den traditionellen Beschaffungsprozess, agile Beschaffungsansätze und vier Schlüsselstrategien, die den Wert steigern – von der Kostensenkung bis zum Lieferantenbeziehungsmanagement.

 

Was ist Beschaffung?

Die Beschaffung kann grob in direkte und indirekte Beschaffung unterteilt werden:

 

1. Indirekte Beschaffung

Indirekte Beschaffung umfasst Waren und Dienstleistungen, die Ihren Geschäftsbetrieb unterstützen, aber nicht direkt in Ihr Endprodukt einfließen. Beispiele hierfür sind:

✔ Büroausstattung (Computer, Laptops, Drucker)

✔ Schreibwaren und Bürobedarf

✔ IT-Systeme für das Personal

✔ Facility Management und Bürovermietung

*Diese Elemente stellen sicher, dass Mitarbeiter effizient arbeiten können und zur allgemeinen Unternehmensproduktivität beitragen.

 

2. Direktbeschaffung

Unter Direktbeschaffung versteht man die Beschaffung von Materialien, Komponenten oder Dienstleistungen, die für Ihr Endprodukt von wesentlicher Bedeutung sind. Beispiele hierfür sind:

◆ Komponenten im Inneren einer Waschmaschine (Computerchips, Betonblöcke, Sensoren)

◆ Komplexe Systeme wie Luft- und Raumfahrtelektronik (Antennen, Wärmemanagementsysteme, Computerplatinen)

Die Direktbeschaffung hat einen direkten Einfluss auf die Produktqualität und die Kundenzufriedenheit und ist daher ein entscheidender Bestandteil der Fertigung und Produktion.

 

Der Beschaffungsprozess

Der Beschaffungsprozess verläuft typischerweise in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen:

 

Schritt 1: Identifizieren Sie den Bedarf

Ein Unternehmen identifiziert, was es benötigt, um ein bestimmtes Ziel zu betreiben oder zu erreichen. Die Dokumentation dieses Bedarfs ist unerlässlich.

 

Schritt 2: Spezifikationen definieren

Sobald der Bedarf klar ist, definieren Sie detaillierte Spezifikationen:

Funktionale Anforderungen (z. B. Antennenleistung, Abmessungen)

Leistungskriterien

Platz-, Gewichts- oder Kapazitätsbeschränkungen

Schritt 3: Lieferanteneinbindung

Binden Sie Lieferanten über Request for Information (RFI), Request for Proposal (RFP) oder Request for Quotation (RFQ) ein, um Möglichkeiten und Preise zu verstehen.

 

Schritt 4: Bewerten und auswählen Lieferanten

Bewerten Sie die Antworten der Lieferanten und wählen Sie die Lieferanten aus, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen.

 

Schritt 5: Vertragsverhandlung

Konditionen aushandeln, inkl:

★ Preis

★ Lieferzeiten

★ Qualitäts- und Service-Level-Agreements

 

Schritt 6: Auftragserteilung und Lieferung

Geben Sie die Bestellung auf, überwachen Sie die Produktion oder Servicebereitstellung und stellen Sie sicher, dass die Artikel den vereinbarten Spezifikationen entsprechen.

 

Schritt 7: Inspektion und Zahlung

Überprüfen Sie Waren oder Dienstleistungen auf Qualität und Konformität, bevor Sie die Zahlung abwickeln.

 

Bei Darkhorse-Beschaffung Wir kombinieren diesen traditionellen sequenziellen Ansatz häufig mit einer agilen Beschaffung, insbesondere für schnelllebige Branchen wie Fintech oder Software. Agile Beschaffung ermöglicht die parallele Einbindung von Lieferanten, mehrere Proofs of Concept und ein fortlaufendes Vertragsmanagement für bessere Leistungsergebnisse.

 

Eine effektive Beschaffung steigert den Geschäftswert. Vier Strategien stechen hervor:

 

1. Kostensenkung und -kontrolle

Konzentrieren Sie sich darauf, den besten Preis zu sichern und die Kostenstabilität aufrechtzuerhalten. Eine kosteneffiziente Beschaffung steigert die Rentabilität und sorgt für langfristige finanzielle Nachhaltigkeit.

 

2. Qualitätsverbesserung

Priorisieren Sie qualitativ hochwertige Waren und Dienstleistungen und achten Sie dabei auf Kosteneffizienz, Leistung und Langlebigkeit. Eine qualitativ hochwertige Beschaffung reduziert Mängel und verbessert die Zufriedenheit der Endbenutzer.

 

3. Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM)

Behandeln Sie wichtige Lieferanten als strategische Partner. Arbeiten Sie zusammen, um Innovationen zu schaffen, Kosten zu senken und gegenseitigen Mehrwert zu schaffen. Starke Lieferantenbeziehungen führen zu besserer Leistung und langfristigen Vorteilen.

 

4. Risikomanagement

Identifizieren, mindern und verhindern Sie Risiken in der Lieferkette, die den Betrieb stören könnten. Proaktives Risikomanagement gewährleistet die Geschäftskontinuität und minimiert das Risiko von Verzögerungen, Qualitätsproblemen oder finanziellen Verlusten.

Die Kombination dieser Strategien maximiert den Wert der Beschaffung, senkt die Kosten und unterstützt das Geschäftswachstum. Eine schlecht durchgeführte Beschaffung mindert den Wert und kann den betrieblichen Erfolg beeinträchtigen.

 

Beschaffung ist weit mehr als eine Transaktionsaktivität – sie ist eine strategische Geschäftsfunktion, die Kosteneffizienz, Qualitätsverbesserung, Risikominderung und starke Lieferantenpartnerschaften vorantreibt. Richtig durchgeführt, schafft die Beschaffung einen messbaren Wert für Ihr Unternehmen.

 

Bei Darkhorse Sourcing unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Beschaffungsprozesse durchgängig zu verwalten: von der Lieferantenidentifizierung und Probenbewertung bis hin zu Vertragsverhandlungen, Risikomanagement und der Entwicklung von Lieferantenbeziehungen. Unser Fachwissen stellt sicher, dass Ihre Beschaffung kostengünstig, qualitativ hochwertig und auf Ihre strategischen Ziele abgestimmt ist.

 

Für Unternehmen, die ihre Beschaffung optimieren, die Lieferantenauswahl rationalisieren oder Kosten senken möchten, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen, ist Darkhorse Sourcing Ihr vertrauenswürdiger Partner für globale Beschaffung.