Die 4 Arten des Einkaufs: ein strategischer und taktischer Leitfaden für die moderne Beschaffung​

Fragen Sie "Was sind die vier Arten des Einkaufs?" Und Sie erhalten oft eine von zwei Antworten: eine Liste der Beschaffungskategorien oder eine Liste der Bestellentypen. Die Wahrheit ist, die Beschaffung zu beherrschen, dass Sie beide verstehen müssen.

Einkauf ist keine einzige Handlung. Es ist eine doppelte Funktion. Die strategische Schicht ( Was Sie kaufen und Warum ) Bestimmt Ihren Ansatz für Lieferanten und Risiken. Die taktische Schicht ( Wie Sie führen den Kauf aus) bestimmt Ihre betriebliche Effizienz und Kontrolle.

In diesem Leitfaden wird beide Schichten analysiert und die vier strategischen Beschaffungsarten und die vier Arten von Bestellungen erklärt, die zur Wirkung verwendet werden. Am Ende wissen Sie nicht nur, was sie sind, sondern wie Sie sie strategisch kombinieren können, um Geld zu sparen, das Risiko zu reduzieren und Ihre Geschäftstätigkeit zu rationalisieren.

​Key Takeaways:​​

Die Beschaffungsstrategie ist in vier Kerntypen unterteilt: direkt, indirekt, Dienstleistungen und Kapital.

Die Beschaffungsausführung wird durch vier Hauptbestellaufträge verwaltet: Standard, geplant, pauschal und vertrag.

Das Ausrichten des richtigen PO -Typs mit Ihrer Beschaffungsstrategie ist der Schlüssel zu operativen Exzellenz.

Indirekte Beschaffungs- und Dienstleistungsbeschaffung sind Hauptziele für die Kosteneinsparung und die Prozessautomatisierung.

Die Kapitalbeschaffung erfordert einen einzigartigen, strengen Prozess über den Standard -POS hinaus.

 

Teil 1: Fundament: Beschaffungsstrategie gegen taktische Ausführung

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Bevor wir die Typen auflisten, müssen wir eine kritische Unterscheidung klären.

​Die Beschaffung ist der umfassende, end-to-End-strategische Prozess von Waren und Dienstleistungen erwerben erforderlich, damit eine Organisation operieren und wachsen kann. Es umfasst die Identifizierung von Bedürfnissen, die Beschaffung von Lieferanten, das Aushandeln von Verträgen, die Verwaltung von Beziehungen und die Gewährleistung von Wert. Es ist eine Verwaltungsfunktion.

Eine Bestellung (PO) ist ein spezifisches taktisches Werkzeug​ innerhalb der Beschaffungsprozess. Es ist das formelle, rechtsverbindliche Dokument, das einem Lieferanten ausgestellt wurde, um einen Kauf unter vereinbarten Bedingungen auszuführen. Es ist ein Transaktionsdokument.

Stellen Sie sich das so vor: Beschaffung ist der gesamte Kampagnenplan (die Strategie), während eine Bestellung die spezifische Bestellung ist, die Truppen zur Erfassung eines Hügels (die Taktik) erteilt werden. Sie müssen beide gewinnen.

 

Teil 2: Die 4 strategischen Beschaffungsarten (das "Was & warum")​

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Diese Klassifizierung basiert auf dem, was Sie kaufen und ihre Auswirkungen auf Ihr Unternehmen.

 

​1. Direkter Beschaffung: Das Lebenselixier der Produktion​

​Was es ist: der Erwerb von Rohstoffe, Komponenten und Waren, die direkt in die Produkte einbezogen werden, die Sie herstellen und verkaufen.

​Ausführliche Details:​​

​Auswirkungen: Direkt korreliert direkt mit Ihren Kosten für verkaufte Waren (COGS) und Bruttogewinnmargen. Ein 10% ige Ersparnis hier geht direkt zu Ihrem Endergebnis.

​Management Focus: stark auf Supply Chain Management (SCM) angewiesen. Wichtige Prioritäten sind Lieferantenzuverlässigkeit, Qualitätssicherung, Volumenpreise und Minimierung des Störungsrisikos für die Lieferkette. Just-in-Time-Inventarmodelle (Just-in-Time) werden hier häufig verwendet.

​Beispiel für reale Welt: Ein Automobilhersteller kauft Stahl, Motoren und elektronische Steuereinheiten (ECUs). Eine Bäckerei, die Mehl, Zucker und Hefe kauft.

​Warum es einzigartig ist: Diese Ausgaben sind missionskritisch. Ein Misserfolg bei direkter Beschaffung kann die Produktionslinien vollständig einstellen.

 

​2. Indirekte Beschaffung: Der Betriebsmotor​

​Was es ist: Der Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die den täglichen Betrieb unterstützen, aber nicht Teil des fertigen Produkts sind. Auch als MRO bekannt (Wartung, Reparatur und Betrieb).

​Ausführliche Details:​​

​Auswirkungen: Obwohl die Ineffizienz hier nicht direkt an die Einnahmen gebunden ist, zerstört dies die Rentabilität durch grassierende Maverick -Ausgaben und Verwaltungsabfälle.

​Management Focus: Diese Kategorie wird häufig in den Abteilungen (IT, Einrichtungen, HR) fragmentiert. Ziel ist es, Ausgaben zu konsolidieren, Richtlinien durchzusetzen und Volumenrabatte für gängige Artikel wie Büroversorgungen oder Softwarelizenzen zu nutzen.

​Beispiel für reale Welt: Laptops für neue Mitarbeiter, Hausmeisterdienste für Büros, industrielle Schmiermittel für Maschinenwartung, SaaS-Abonnements wie Salesforce oder Microsoft Office.

​Warum es einzigartig ist: Es ist oft unsichtbar. Ein sofort 100 -überzahlungDirectMaterialSiscably. A100 Überzahlung auf einem monatlichen SaaS -Abonnement kann jahrelang unbemerkt bleiben.

 

​3.. Dienstleistungsbeschaffung: Fachwissen erwerben, nicht Produkte​

​Was es ist: Die strategische Beschaffung und Verwaltung von Expertise, Arbeitskräften und Spezialleistungen von Drittanbietern.

​Ausführliche Details:​​

​Auswirkungen: Es geht um Ergebnisse und intellektuelles Kapital, nicht um physische Vermögenswerte. Wenn Sie dies gut verwalten, können Sie das richtige Know-how zum richtigen Zeitpunkt ohne den Overhead eines Vollzeitbeschäftigten erhalten.

​Management Focus: Der Eckpfeiler ist die Service Level -Vereinbarung (SLA). Die Leistung wird gegen KPIs gemessen, die in der SLA definiert sind, nicht nur an der Abgabe einer physischen Einheit. Es erfordert ein robustes Anbieter -Leistungsmanagement.

​Beispiel für reale Welt: Einstellung eines Management-Beratungsunternehmens (EG, McKinsey), ein digitales Marketingagentur, die sich freiberufliche Softwareentwickler beauftragen oder Rechtsberater auslagern.

​Warum es einzigartig ist: Der Wert ist immateriell und Qualität ist subjektiv. Eine schlecht geschriebene Sau (Arbeitserklärung) oder SLA führt zu Streitigkeiten, Überlösen und unbefriedigenden Ergebnissen.

 

​4. Kapitalbeschaffung: Die langfristige Investition​

​Was es ist: Der Erwerb von hochwertigen, langen Vermögenswerten, die von der Bilanz genutzt und über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

 

​Ausführliche Details:​​

​Auswirkungen: Dies ist ein Investitionsausgaben (CAPEX), der sich seit Jahren auf die Jahresabschlüsse des Unternehmens auswirkt. Entscheidungen erfordern eine strenge Finanzanalyse und die Genehmigung auf hoher Ebene.

​Management Focus: Die Bewertung basiert auf den Gesamtbeteiligungskosten (TCO) - nicht nur den Kaufpreis, sondern die Installation, die Wartung, den Energieverbrauch und die Entsorgungskosten. ROI -Berechnungen sind obligatorisch.

​Beispiel für reale Welt: Kauf einer CNC-Maschine für eine Fabrik, Kauf einer Fahrzeugflotte, Bau eines neuen Lagerhauses oder in einem massiven Enterprise-Server.

​Warum es einzigartig ist: Der Prozess dreht sich weniger um POS und mehr um einen formellen Kapitalgenehmigungsprozess, der häufig RFPs, Vorstandsgenehmigungen und komplexe Finanzierungs- oder Leasingvereinbarungen umfasst.

 

​ Strategische Beschaffungstypen auf einen Blick​

 

Typ	Fokus	Auswirkungen	Schlüsselmetrik
​Direkt​	Rohstoffe für die Produktion	Kosten der verkauften Waren (Zahnräder)	Lieferantenzuverlässigkeit, Qualität
​Indirekt​	Waren für den Betrieb (MRO)	Betriebseffizienz	Verbreitung verbringen
​Dienstleistungen​	Fachwissen und Arbeit	Projektergebnisse	SLA Performance, ROI
​Hauptstadt​	Langzeitvermögen	Bilanz, Investition	Gesamtbetriebskosten (TCO)

 

 

Teil 3: Die 4 taktischen Bestellentypen (die "Wie")​

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Dies sind die Werkzeuge in Ihrem Beschaffungs -Toolkit. Sie wählen eine aus, basierend darauf, wie viel Sie über den Kauf wissen vor Sie verpflichten sich.

 

​1. Standardbestellung (PO)​​

​Was es ist: die häufigste, spezifischste und endgültige Art von Ordnung. Wird verwendet, wenn alle Details im Voraus bekannt und behoben sind.

​Wann ist es zu verwenden: Für einmalige, sofortige Einkäufe, bei denen der Artikel, die Menge, der Preis und der Lieferplan/ der Lieferort 100% sicher sind.

​Der Rand des Profis: Er bietet maximale Kontrolle und minimiert das Risiko für den Käufer, da alles angegeben ist. Es ist jedoch administrativ schwer. Es ist ineffizient, es für sich wiederholende, niedrige Werte zu verwenden.

​Beispiel: Bestellen Sie 500 spezifische Marken -Leiterplatten für 10 US -Dollar pro Einheit für eine bestätigte Produktion am 15. Juni.

 

​2. Planned Bestell (PPO)​​

​Was es ist: Eine Verpflichtung, eine bestimmte Anzahl von Artikeln zu einem festgelegten Preis zu kaufen, aber mit ​Lieferdetails undefinierte Lieferdetails ​ für später.

​Wann Sie es verwenden: Wenn Sie es wissen Was du brauchst und wie viel Es wird kosten, aber Sie wissen das nicht genau Wann oder Wo zur Lieferung.

​Der Rand des Profis: Ein PPO ist ein leistungsstarkes Werkzeug für die Budget -Belastung. Es sagt Finanzen, dass Sie beabsichtigen, X $ auszugeben, damit sie die Mittel reservieren können. Später geben Sie eine Zeitplanveröffentlichung gegen die PPO aus, um eine bestimmte Lieferung auszulösen. Dies ist häufig bei der Herstellung für langjährige Gegenstände.

​Beispiel: Verpflichtung zum Kauf von 10.000 Tonnen Stahl für das Jahr 800 US -Dollar pro Tonne. Sie geben dann Veröffentlichungen für 2.500 Tonnen aus, die jedes Quartal an das Werk in Ohio geliefert werden müssen.

 

​3.. Deckenbestellung (BPO) / Startbestellung​

​Was es ist: Eine Vereinbarung mit einem Lieferanten, um eine nicht näher bezeichnete Menge an Waren oder Dienstleistungen über einen Zeitraum bis zu einer maximalen Ausgabengrenze bereitzustellen. Oft werden auch zum Zeitpunkt der Freilassung eine genaue Preise ausgehandelt.

​Wann zu verwenden: für sich wiederholende, niedrige Einkäufe, bei denen die Nachfrage kontinuierlich, aber unvorhersehbar ist. Perfekt für indirekte Beschaffung (z. B. Bürovorräte, MRO -Teile).

​Der Rand des Profis: Der BPO ist das ultimative Werkzeug für Effizienz. Es belegt einen Lieferanten und Bedingungen vor, sodass die Abteilungen Waren nach Bedarf "ziehen", ohne jedes Mal einen vollständigen PO-Genehmigungszyklus durchzuführen. Jeder Kauf wird über eine Deckenveröffentlichung getätigt.

​Beispiel: Einrichten eines BPO mit Grainger für MRO -Vorräte mit einem 50.000 Limit.

 

​4. Vertragsbestellung (CPO)​​

​Was es ist: Dies ist keine Bestellung für Waren. Es handelt sich um eine rechtliche Rahmenvereinbarung, die die Bedingungen für alle zukünftigen Transaktionen mit einem Lieferanten festlegt.

​Wann zu verwenden: Beim Aufbau einer langfristigen strategischen Partnerschaft mit einem Schlüssellieferanten. Der CPO selbst kauft nichts.

​Der Rand des Profis: Alle nachfolgenden Standard- oder geplanten POs, die auf die CPO -Nummer verweisen, unterliegt automatisch durch die ausgehandelten Rechts- und Preisbedingungen. Es rationalisiert den Vertragsprozess für das Wiederholungsgeschäft und bietet einen entscheidenden Rechtsschutz.

​Beispiel: Aushandlung eines 3-Jahres-CPO mit einem Logistikunternehmen, das Haftungsklauseln, Versicherungsanforderungen und ermäßigte Zinszeitpläne umfasst. Jedes Mal, wenn Sie etwas versenden müssen, geben Sie eine Standard -PO aus, auf der "unter CPO #xyz" steht, und alle Master -Begriffe gelten.

 

​Taktische Bestellentypen auf einen Blick​

 

PO -Typ	Definierte Details	Flexible Details	Primärer Anwendungsfall
​Standard Po​	Artikel, Qty, Preis, Lieferung	Keiner	Einmalige, spezifische Einkäufe
​Geplante PO (PPO)​​	Artikel, qty, Preis	Lieferplan	Budgetierung für bekannte Bedürfnisse
​Decke PO (BPO)​​	Lieferant, Artikel, Begriffe	Qty, Preis, Lieferung	Repetitive, Ad-hoc-Bedürfnisse
​Vertragspo (CPO)​​	Rechtsbedingungen und Bedingungen	Alles andere	Masterabkommen festlegen

 

Teil 4: Die strategische Paarung: Übereinstimmende Beschaffungstypen mit PO -Typen

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Hier trifft die Theorie der Praxis. So verbindet ein professionelles Beschaffungsteam die Strategie mit der Ausführung.

 

​Strategischer Bedarf (Beschaffungstyp)​​	​Empfohlenes taktisches Werkzeug (PO -Typ)​​	​Warum diese Paarung funktioniert​
​Direkte Beschaffung ​ (z. B. Rohstoffe)	​Geplante Bestellung (PPO)​​	Sie kennen die Materialien und Kosten für Produktionsprognosen, benötigen jedoch eine flexible Lieferung, die auf den Produktionsplan ausgerichtet ist. Veröffentlichungen werden gerade in der Zeit ausgestellt.
​Indirekte Beschaffung ​ (z. B. Bürobedarf)	​Deckenbestellung (BPO)​​	Die Nachfrage ist unvorhersehbar, aber kontinuierlich. Ein BPO ermöglicht die Mitarbeiter, ohne bürokratische Verzögerung sofort das zu bekommen, was sie brauchen, während sie die Gesamtausgaben kontrollieren.
​Dienstleistungsbeschaffung ​ (z. B. Beratung)	​Vertrag PO + Standard POS​	Der CPO legt die rechtlichen Begriffe der Master fest. Für jedes Projekt oder jede Phase wird eine nachfolgende Standard -PO verwendet, in der die spezifischen Sau, Leistungen und Zahlungsmeilensteine ​​beschrieben werden.
​Kapitalbeschaffung ​ (z. B. Maschinerie)	​Oft umgeht Standard POS​	Dies beinhaltet in der Regel einen formellen RFP -Prozess, einen Vertragsvermögensvertrag und die Verwendung eines Projekts oder Kapitalanfragenformulars, nicht für eine Standard -PO.

 

Teil 5: Best Practices und gemeinsame Fallstricke zu vermeiden

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​Best Practices für die moderne Beschaffung:​​

​Zentralisierte indirekte Ausgaben: Die größten Einsparungen stammen häufig aus konsolidierenden fragmentierten indirekten Ausgaben unter verwalteten BPOs und bevorzugten Lieferanten.

​Implementieren Sie ein P2P-System (Procure-to-Pay): Automatisieren Sie den Fluss von der Anforderung zur Zahlung. Dies erzwingt die Richtlinien, beseitigt die manuelle PO -Erstellung und bietet unschätzbare Ausgabenanalysen.

​Meister Sie die SLA: Für die Beschaffung von Diensten ist die SLA Ihre Bibel. Definieren Sie KPIs, Berichterstellungsfrequenz und Strafen für die Nichtdauer mit brutaler Klarheit.

​Berechnen Sie TCO, nicht nur den Preis für Einheiten: insbesondere für Kapital und direkte Beschaffung. Die günstigste Option hat oft die höchsten langfristigen Kosten.

 

​Fallstricke, die Wert zerstören:​​

​Maverick -Ausgaben: Mitarbeitern ermöglichen, externe zugelassene Systeme und Lieferanten zu kaufen. Dies zerstört verhandelte Rabatte und schafft Compliance -Albträume.

​Verwenden eines Standard -PO für alles: Dies ist das Kennzeichen einer unreifen Beschaffungsfunktion. Es schafft immense administrative Abfälle für niedrigwertige Gegenstände.

​Vernachlässigen Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM): Ihre wichtigsten Lieferanten sind strategische Partner. Verwalten Sie sie entsprechend mit Leistungsbewertungen und gemeinsamer Geschäftsplanung.

​Schlechtes Vertragsmanagement: Unterzeichnung eines CPO und dann weglegen. Überprüfen Sie regelmäßig Verträge, um die Einhaltung der Einhaltung zu gewährleisten und Neuverhandlungsmöglichkeiten zu identifizieren.

 

Schlussfolgerung: Beherrschen der Doppelschichten

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Zu verstehen, dass "Einkauf" zwei Schichten hat - strategische Beschaffungstypen und taktische Bestellungen -, ist das, was a trennt professioneller Käufer von einem Bestellplan.

Das Ziel ist es, über die vier Arten von jeweils einfach hinauszugehen. Es geht darum, Ihre strategische Absicht absichtlich mit dem effizientesten taktischen Tool abzustimmen. Verwenden Sie PPOs, um Ihr Produktionsinventar zu verwalten, BPOs zu befähigen, um Ihre Mitarbeiter zu befähigen und indirekte Ausgaben zu kontrollieren, und CPOs, um starke, geschützte Lieferantenpartnerschaften aufzubauen.

Auf diese Weise verwandeln Sie die Beschaffung von einem Kostenzentrum in einen leistungsstarken Motor für Effizienz, Risikominderung und strategische Wert.

 

Häufig gestellte Fragen (FAQs)​

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​F1: Welcher Beschaffungsart ist am anfälligsten für Betrug und warum?​​

​A: Die indirekte Beschaffung ist oft am anfälligsten. Seine dezentrale Natur, ein hohes Volumen an niedrigen Werttransaktionen und die Ausgaben von Maverick erschweren es schwieriger zu überwachen. Betrug kann sich durch gefälschte Lieferantenrechnungen für Bürovorräte oder -dienstleistungen manifestieren, die nie in den legitimen Kosten unbemerkt werden.

 

​F2: Kann ein einzelner Kauf mehrere Beschaffungsarten beinhalten?​​

​A: Absolut. Erwägen Sie, eine neue Fabrik zu bauen. Der Bau selbst ist die Kapitalbeschaffung. Die Rohstoffe für die im Inneren hergestellten Produkte sind direkte Beschaffung. Die Laptops für die neuen Büros sind indirekte Beschaffungen, und die eingestellten Architekten sind die Beschaffung von Diensten. Für ein Großprojekt muss häufig alle Arten gleichzeitig verwaltet werden.

 

​F3: Wie wirken sich globale Lieferketten auf die Auswahl des PO -Typs aus?​​

​A: Sie beeinflussen es stark. Für langwierige, international ausgerichtete Direktmaterialien ist eine geplante PO (PPO) für die Sicherung von Kapazität und Preisgestaltung von entscheidender Bedeutung. Die Veröffentlichung der komplexen Logistik verwaltet. Das Risiko von Verzögerungen und Zollproblemen macht eine feste Standard -PO häufig zu riskant.

 

​F4: Ist eine pauschale PO derselbe wie eine Unternehmenskreditkarte mit einem Anbieter?​​

​A: Nicht genau. Sie erfüllen einen ähnlichen Zweck für dezentrale Ausgaben, aber eine Decke PO bietet eine überlegene Kontrolle. Es schreibt vorab verschobene Bedingungen und Preise vor und setzt eine harte Finanzgrenze. Eine Kreditkarte hat ein Limit, fehlt jedoch die vertraglichen Preisgestaltung und Bedingungen, wodurch die Ausgabenanalyse und die Kontrolle nach der Tatsache schwieriger werden.

 

​F5: Wer hat in der Regel die Befugnis, einen Vertragspo im Vergleich zu einer Standard -PO zu genehmigen?​​

​A: Die Genehmigungsbehörde ist abgestimmt. Ein Vertragspo, bei dem langfristige rechtliche und finanzielle Verpflichtungen festgelegt werden, erfordert fast immer eine rechtliche Überprüfung und Genehmigung der leitenden Führung wie ein Direktor für Beschaffung oder CFO. Ein Standard -PO gegen einen bestehenden Vertrag erfordern möglicherweise nur die Zustimmung eines Abteilungsleiters, da die wichtigsten Bedingungen bereits beigelegt sind.

 

​F6: Was passiert, wenn ein Lieferant die Bedingungen einer Service Level -Vereinbarung (SLA) in einem Dienstleistungsbeschaffungsvertrag nicht erfüllt?​​

​A: Die SLA sollte ausdrücklich die Mittel umleiten. Dies beinhaltet in der Regel finanzielle Strafen, die häufig als "Service -Credits" bezeichnet werden und von der Rechnung abgezogen werden. Für die chronische Underperformance sollte der Vertrag Klauseln enthalten, die eine Kündigung aus Gründen der Ursache ermöglichen, wodurch der Käufer vor einer dysfunktionalen Beziehung geschützt wird.

 

​F7: Welcher Beschaffungsart sollte zuerst formalisiert werden?​​

​A: Konzentrieren Sie sich zuerst auf indirekte Beschaffung. Startups im Frühstadium erleben chaotische Ausgaben für SaaS-Tools, Marketingagenturen und Geräte. Die Implementierung einer einfachen Richtlinie und eines verwalteten BPO für Schlüsselbereiche wie Software verhindert verschwenderische Ausgaben und legt eine Kultur der finanziellen Kontrolle fest, bevor die Skalierung unüberschaubar wird.

 

​F8: Wie faktoriert Nachhaltigkeit/ESG die Auswahl von Beschaffungstypen?​​

​A: Es ist eine strategische Ebene. Für die direkte Beschaffung bedeutet dies, dass die Lieferanten für ethische Beschaffung und Umweltpraktiken überprüft werden. Für die Kapitalbeschaffung beinhaltet es die Bewertung der Energieeffizienz und der Lebensdauer von Vermögenswerten. Eine starke ESG -Richtlinie kann bedeuten, einen etwas teureren Lieferanten auszuwählen, der sich auf Unternehmenswerte ausrichtet und sich auf alle Einkaufsentscheidungen auswirkt.

 

​F9: Welche Rolle spielt ein Nicht-Po-Kauf und wann ist es akzeptabel?​​

​A: Ein Nicht-Po-Kauf, wie eine kleine Geldtransaktion oder eine Unternehmenskarte ohne vorgegebene PO, ist ein notwendiges Übel. Es ist nur für triviale, dringende Kosten unter einer strengen Geldschwelle (z. B. unter 100 US -Dollar) akzeptabel. Es erfordert jedoch eine robuste Berichterstattung über die Ausgaben nach der Fakte und Versöhnung, um Prüfungswege aufrechtzuerhalten und Missbrauch zu verhindern.

 

​F10: Wie messen Sie den Erfolg Ihrer Beschaffungsstrategie über die Kosteneinsparung hinaus?​​

​A: Zu den wichtigsten Metriken gehören die Lieferantenleistung (pünktliche Lieferung, Qualitätsfehlerraten), Prozesseffizienz (Zykluszeit von der Anforderung bis hin zur Bestellung, den Prozentsatz der zu verwaltenden Ausgaben) und die Risikominderung (Anzahl der Sole-Source-Lieferanten, Compliance-Audit-Ergebnisse). Wahrer Erfolg ist ein Gleichgewicht zwischen Kosten, Effizienz und Widerstandsfähigkeit.